Het overzetten


Overzetten van cursisten van 1 groep naar een andere groep, gebeurt in 2 stappen:


1. je schrijft de cursist uit voor de oorspronkelijke groep (via overzicht inschrijvingen van de cursist, op de lijn van de cursus gaan staan, klikken op verbodstekentje)


2. je krijgt na klikken op verbodsteken het volgende popup schermpje: je zet datum correct, geeft reden aan, vinkt (voor een overzetting altijd!!) aan dat er terugbetaling wordt toegestaan en dat er geen annulatiekost wordt aangerekend, met andere woorden, bij overzetting naar een andere groep, altijd beide vinkjes aanvinken!!
PS: Let op: bij een overzetting wil je meestal de datum van de oorspronkelijke inschrijving behouden (bijv zodat vrijstellingsdocumenten wel degelijk geldig blijven), dit doe je dus in deze fase (datum correct zetten). 

PS2: als het systeem opmerkt dat een plaatsing niet financierbaar kan zijn als je uitschrijft met terugbetaling (zogezegd, je zal natuurlijk niet terugbetalen maar dat bedrag gebruiken voor de herinschrijving, in de volgende stap), dan moet je via het potloodje eerst het vinkje financierbaar uitvinken (en opslaan). Daarna zal je wel kunnen uitschrijven met terugbetaling.

3. daarna ga je naar het inschrijvingsscherm (zie knop "ga naar inschrijvingsscherm' in screenshot hierboven).


4. Je ziet hier dat de uitschrijving is gebeurd en dat de totale som klaar staat om terugbetaald te worden. Uiteraard bevestig je dit nog niet!! je gaat hier immers eerst de nieuwe groep ook toevoegen. 


ik zoek een alternatieve cursus/groep om nu meteen in dit scherm ook toe te voegen:



Je voegt de nieuwe cursus toe: reserveren, toewijzen. Het resultaat is bij de eindafrekening onderaan, een 0-operatie. Als je nu met de groene knop bevestigt, dan creëer je een nieuwe factuurlijn (in overzicht facturen) met een 0-bedrag. Hier moet dus verder niets meer mee gebeuren. De cursist is nu overgezet van module A naar module B (uitgeschreven in A, ingeschreven in B, bedrag is meegenomen, er moet door de cursist niet opnieuw betaald worden).






De doorstroomfunctie


Als je deze beweging voor verschillende cursisten moet doen, kan je ook gebruik maken van de doorstroomfunctie bij een cursus: 

Dan kom je op dit scherm uit: 


Hier kan je dezelfde stappen doen als hierboven beschreven, maar voor verschillende cursisten tegelijk:

1. je selecteert de cursus/groep waaruit je cursisten wil overzetten (module A in ons voorbeeld)

2. je selecteert de cursus/groep waarnaar je cursisten wil overzetten (module B in ons voorbeeld)
3. je kan de geselecteerde cursisten in 1 keer uitschrijven, dit kan voor alle cursisten van de groep, of een aantal
4. je kiest/selecteert de cursisten in deze kolom
5. na het uitschrijven kan je reserveren, toewijzen en inschrijven voor alle geselecteerde cursisten tegelijk. (telkens moet je wel de juiste cursisten terug aanvinken, bij elke stap).
6. nadien moet je enkel nog naar het inschrijvingsscherm van de cursisten om te bevestigen en een nieuwe factuur te creëren (zie scherm hieronder). maar alle tussenstappen zijn in 1 keer gebeurd. 




Wat als ik de financierbaarheid toch in module A wil hebben staan en niet in module B ?


Bijvoorbeeld: We zetten een cursist over van vestigingsplaats Diksmuide naar vestigingsplaats De Panne en willen de financierbaarheid hebben staan bij Diksmuide.


Als je een plaatsing financierbaar wil hebben staan dan kan er niet terugbetaald worden. Als je terugbetaalt, neem je die gelden mee naar de inschrijving van module B, en dat is degene die financierbaar zal zijn.


Alles zal afhangen van welke uitschrijvingsdatum je gebruikt. Een plaatsing is financierbaar waar de cursist op het registratiemoment een ingeschreven status heeft. Is de status uitgeschreven op het registratiemoment dan is die plaatsing niet financierbaar.


Je zal dus - als je de eerste plaatsing financierbaar wil hebben - moeten uitschrijven na het registratiemoment. Dan blijft die plaatsing financierbaar. Je kan dus niet terugbetalen.


Bij de herinschrijving in module B start je de inschrijving zoals normaal. Kies inschrijvingsdatum identiek aan de uitschrijvingsdatum van module A. Je reserveert en wijst toe.


Op dat moment zet je een vinkje bij 'Klaswisselscenario 2.2' (zie scherm hieronder) bij de module B die je opnieuw aan het inschrijven bent. Hiermee zorgt ADX ervoor dat er op dat moment geen inschrijvingsgeld opnieuw wordt aangerekend.


Kortom, ondanks het feit dat je geen gelden recupereert uit module A (want je betaalt daar niet terug, je wil die op financierbaar laten staan), zorgt dit vinkje ervoor dat je de inschrijving in module B niet opnieuw dient te betalen.


Daarna kan je bevestigen met de groene knop 'Bevestig selectie en betaal'.


Opgelet: momenteel houdt het vinkje 'Klaswisselscenario 2.2' nog geen rekening met cursusgeld en zal dit opnieuw aangerekend worden. Dat betekent dat er een nieuwe factuur met het cursusgeld is aangemaakt (deze situatie komt in principe niet heel veel voor). Je kan dit voorlopig oplossen door in de kassa verkoop die cursus negatief in te geven zoals bijvoorbeeld hieronder: die -25 euro kan dan tegen geboekt worden tegen de factuurlijn van + 25 euro. 0 is dan het eindresultaat.